取引の際に発行、または受領する請求書ですが、紙の請求書を取り扱う場合に起こりうるのが「紛失」です。
今現在は請求書を紛失したことがないという方でも、紙の請求書を取り扱っている限り、紛失のリスクは伴います。
本記事では、請求書を紛失したらどうなるのか、どのように対応すればいいのかを解説しますので参考にしてください。
請求書を紛失した際のリスク
請求書を紛失した際のリスクとしては、「支払いができなくなる」「企業としての信頼が損なわれる」といった点が挙げれます。
請求書には保管義務がある
税法によって、法人の場合は7年間、個人事業主の場合は5年間、請求書を保管することが義務付けられています。
請求書を紛失してしまった場合は、この保管義務が履行できなくなってしまうため、過料を課せられる可能性もあるため注意が必要です。
税務調査で指摘される可能性がある
請求書は、支払いのために使用するだけでなく、取引があったことを証明する証憑としての役割も持っています。
そのため、請求書を紛失した状態で税務調査を受けると、取引内容を証明することが難しいため、場合によっては追加課税のリスクもあります。
あらぬ疑いを招かないためにも、請求書の管理は日頃から徹底することをおすすめします。
延滞利息が発生する場合も
請求書を紛失してしまうと、支払いができなくなるため、支払い期限を過ぎてしまう場合があります。
契約内容によっては、支払い期限を過ぎることで延滞利息や手数料が発生することもありますので、余計なコストで経営を圧迫させないためにも請求書の管理には注意が必要です。
また、支払いが遅れてしまうと取引先からの信頼が失われてしまう恐れもあり、継続的な取引が望めない可能性もあるため、支払い期限ギリギリに請求書の紛失に気づいた場合は、まず取引先に事情を説明すると良いでしょう。
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請求書を紛失した際の再発行方法
取引先から、請求書を再発行してほしいと依頼された場合はどうすればいいのでしょうか。
紛失した請求書について確認する
まず、請求書を再発行するにあたっては、紛失した請求書の詳細を確認することが重要です。
発行日、金額などわかる情報は全て聞いておくと良いでしょう。
情報を聞いた上で、自社が保有している請求書の控えと照らし合わせ、該当の請求書を見つけます。
同じような内容の取引を別会社としている場合もあるため、誤った請求書を再発行しないように、できる限り情報を聞いておくことが重要です。
請求書を再発行する
該当の請求書がわかったら、再発行しますが、すでに支払いが済んでいるにも関わらず、改めて支払いをしてしまう二重請求が起きないように注意しましょう。
二重請求が発生すると、返金処理などの手間がかかるため、注意が必要です。
また、請求書の再発行に伴い、発行日を変更するか迷ってしまう方もいらっしゃるでしょうが、前回の発行日から変更する必要はありません。
支払いの期日も基本的には前回から変更する必要はありませんが、取引先から支払い期日を変更したいという要望があれば、社内で確認をとった上で変更しても構いません。
請求書紛失に関するお詫びの伝え方
請求書を紛失してしまった場合は、基本的に書面でお詫び状を作成するか、メールでお詫びするようにしましょう。
お詫び状の内容としては、以下の内容を含めた上で構成することをおすすめします。
- タイトル：請求書に関する記載内容のお詫び、などのわかりやすいタイトルを心がける
- 前文：季節の挨拶や日頃の感謝など
- 本文：請求書の内容に間違いがあったことから始め、謝罪と間違いが起きた原因などを簡潔に伝え、今後の流れを説明
振込先や支払い期日を記載するのも忘れないようにし、自社情報を文末に記載すればお詫び状として必要な情報は含まれるでしょう。
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請求書を紛失しないためのポイント
請求書を紛失しないためのポイントとしては、請求書を電子化してしまうと良いでしょう。
Web請求書システムを導入し、システム上で請求書を管理することで、請求書をオンラインで発行できるだけでなく、郵送からメールでの発送に切り替えることが可能となります。
万が一、先方が請求書を紛失してしまった場合でも、システム上から対象の請求書を検索することができるため、確認にかける時間も短縮できます。
請求書の再発行もシステム上からワンクリックで可能というものも多く、メールで送付すれば再発行から送付までを即日で完結させることが可能です。
Web請求書システムは、請求書のペーパーレス化でコスト削減ができるなど、導入メリットが豊富なため、請求書の紛失防止だけでなく、業務高効率化の観点からも、導入することをおすすめします。
請求書の紛失にはWeb請求書システムがおすすめ
請求書を紛失してしまった場合について解説しました。
請求書を紛失してしまった場合、すぐに対応しないと余計なコストが発生するだけでなく、企業としての信頼を失ってしまう場合があるため、迅速かつ誠意をもって対応することが望まれます。
もちろん、請求書を紛失しないためにも、普段から管理体制を見直しておくことが重要です。
