取引の際に発行、または受領する請求書ですが、紙の請求書を取り扱う場合に起こりうるのが「紛失」です。
今現在は請求書を紛失したことがないという方でも、紙の請求書を取り扱っている限り、紛失のリスクは伴います。
本記事では、請求書を紛失したらどうなるのか、どのように対応すればいいのかを解説しますので参考にしてください。
請求書を紛失した際のリスク
請求書を紛失した際のリスクとしては、「支払いができなくなる」「企業としての信頼が損なわれる」といった点が挙げれます。
請求書には保管義務がある
税法によって、法人の場合は7年間、個人事業主の場合は5年間、請求書を保管することが義務付けられています。
請求書を紛失してしまった場合は、この保管義務が履行できなくなってしまうため、過料を課せられる可能性もあるため注意が必要です。
税務調査で指摘される可能性がある
請求書は、支払いのために使用するだけでなく、取引があったことを証明する証憑としての役割も持っています。
そのため、請求書を紛失した状態で税務調査を受けると、取引内容を証明することが難しいため、場合によっては追加課税のリスクもあります。
あらぬ疑いを招かないためにも、請求書の管理は日頃から徹底することをおすすめします。
延滞利息が発生する場合も
請求書を紛失してしまうと、支払いができなくなるため、支払い期限を過ぎてしまう場合があります。
契約内容によっては、支払い期限を過ぎることで延滞利息や手数料が発生することもありますので、余計なコストで経営を圧迫させないためにも請求書の管理には注意が必要です。
また、支払いが遅れてしまうと取引先からの信頼が失われてしまう恐れもあり、継続的な取引が望めない可能性もあるため、支払い期限ギリギリに請求書の紛失に気づいた場合は、まず取引先に事情を説明すると良いでしょう。
おすすめの類似請求管理システム
類似サービス: 「楽楽明細」
(4.5)
月額費用 | 要問合わせ | 無料お試し | トライアル環境あり |
---|---|---|---|
初期費用 | 要問合わせ | 導入会社 | 8,000社超 |
請求書処理の完全ペーパーレス化を実現する請求書の代行受領・データ化サービス。紙・メール・PDF等形式を問わず、取引先から届くすべての請求書を一律で代行受領してくれます。
あらゆる帳票発行の自動化が可能
「楽楽明細」は、請求書や納品書、支払い明細、領収書といったあらゆる帳票の電子化、自動発行が可能です。 帳票データを楽楽明細へ取り込むだけでWebか郵送、メール添付、FAXのいずれかの方法の中から、顧客に応じて自動で割り振り発行してくれるため、書類発行における印刷や封入作業などの手間が大きく効率化されます。
とにかく簡単&シンプル
新しいシステムを導入すると、操作を覚えるために学習期間が必要となることがネックですが、「楽楽明細」は初めてシステムを利用する方でも直感的に理解できる操作性のため、実際に操作しながら覚えることができます。 請求書発行業務に特化した機能が搭載されており、余計な機能がないため、「機能が多すぎて使いこなせない」という課題は発生しません。
契約継続率99%を実現するサポート体制
「楽楽明細」では、導入から実際の運用までを懇切丁寧にサポートしてくれます。無理に契約するようなことはなく、他社比較をした上で納得して契約することが可能です。 幅広い業界の帳票電子化をサポートしてきた経験があるため、業界特有の課題にも対応することができます。
類似サービス: Bill One
(4.5)
月額料金 | 0円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
---|---|---|---|
初期費用 | 0円〜 | 最短導入期間 | 1営業日から |
Bill Oneとは、Sansan株式会社が提供している請求書管理システムです。 あらゆる請求書をオンラインで受け取ることができ、法改正にも対応。自社で業務フローを変更する手間がかかりません。 拠点や部門ごとにバラバラの形式で届いていた請求書をデータ化して、経理部門を含めた会社全体の請求書業務を効率化、月次決算業務を加速させます。
どのような請求書も電子化可能
Bill Oneは、紙の請求書もPDF形式の請求書もオンラインで受け取ることができるため、請求書の発行元に負担をかけずにオンライン上で受領することが可能です。 請求書を発行する企業は、Bill Oneスキャンセンターへの郵送、専用アドレスへのメール添付、PDF形式でのアップロード、いずれかの方法で送るだけで請求書を電子化することができます。
業務フローを変えずに法改正に対応
電子帳簿保存法やインボイス制度によって、企業は要件に対応した形式での請求書保管を求められています。 Bill Oneでは、適格請求書の発行や登録番号の照合といった機能で、法改正によって求められる要件などに都度対応。導入企業側で業務フローを変更する必要がありません。
外部サービスとの連携でさらに効率化
Bill Oneでは、会計ソフトウエアをはじめとした様々なサービスとの連携によって、請求書に関連する業務をさらに効率化することができます。連携可能なサービスは、今後さらに拡大する予定です
類似サービス: SmartDeal
(4.5)
月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
---|---|---|---|
初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
SmartDealとは、株式会社テクノデジタルが運営している受注プロセスの高速化を実現するクラウドサービスです。 「決裁者の外出やテレワークによる承認の遅れ」、「書類管理の煩雑化」、「発注・申込作業の遅れ」といった課題を解消し、営業プロセスを短縮することができます。
見積り管理を効率化
SmartDealには、見積りページの作成や編集が可能な機能が搭載されています。 見積りページを作成することで、クライアントが全ての見積り情報・見積書を手軽に確認できるようになります。
書類内容の確認が容易に
SmartDealを導入することで、URLから簡単に書類内容の確認ができるようになります。PC、スマートフォンから確認ができるため、出先やテレワークでの書類チェックのスピードが向上します。 書類内容の修正時にURLを変更する必要がないため、ファイル管理における煩雑化も起きません。
発注・申込もWebで完結
発注や申込がオンラインで完結できるようになるため、営業プロセスの短縮を実現します。 発注側の顧客がSmartDealを利用する上で、ユーザー登録は必要ないため、無駄な作業も発生しません。
請求書を紛失した際に必要な対応とは?
紛失した請求書について確認する
請求書を紛失してしまった場合は、発行側に紛失した請求書の内容を確認します。
いつ発行したのか、品目、金額などの可能な限り詳細な情報を聞きましょう。
その上で、自社の請求書の控えの中から合致するものがないかを確認します。
請求書の再発行を依頼する
請求書控えにも合致するものがなく、請求書の再発行が必要となった場合は、取引先に対して請求書を再発行して欲しい旨を連絡します。
請求書の再発行を依頼する際は記録として残るようにメール、または電話+メールで依頼すると良いでしょう。
メールには、紛失してしまった請求書の請求番号やどのような取引に対しての請求書なのかを記載しておくと、相手方が確認しやすく、不要な連絡を減らすことができます。
請求書紛失に関するお詫びの伝え方
請求書を紛失してしまった場合は、基本的に書面でお詫び状を作成するか、メールでお詫びするようにしましょう。
お詫び状の内容としては、以下の内容を含めた上で構成することをおすすめします。
- タイトル:請求書に関する記載内容のお詫び、などのわかりやすいタイトルを心がける
- 前文:季節の挨拶や日頃の感謝など
- 本文:請求書の内容に間違いがあったことから始め、謝罪と間違いが起きた原因などを簡潔に伝え、今後の流れを説明
振込先や支払い期日を記載するのも忘れないようにし、自社情報を文末に記載すればお詫び状として必要な情報は含まれるでしょう。
おすすめのクラウド(Web)請求書発行システム
請求書を紛失しないためのポイント
請求書を紛失しないためのポイントとしては、請求書を電子化してしまうと良いでしょう。
Web請求書システムを導入し、システム上で請求書を管理することで、請求書をオンラインで発行できるだけでなく、郵送からメールでの発送に切り替えることが可能となります。
万が一、先方が請求書を紛失してしまった場合でも、システム上から対象の請求書を検索することができるため、確認にかける時間も短縮できます。
請求書の再発行もシステム上からワンクリックで可能というものも多く、メールで送付すれば再発行から送付までを即日で完結させることが可能です。
Web請求書システムは、請求書のペーパーレス化でコスト削減ができるなど、導入メリットが豊富なため、請求書の紛失防止だけでなく、業務高効率化の観点からも、導入することをおすすめします。
請求書の紛失にはWeb請求書システムがおすすめ
請求書を紛失してしまった場合について解説しました。
請求書を紛失してしまった場合、すぐに対応しないと余計なコストが発生するだけでなく、企業としての信頼を失ってしまう場合があるため、迅速かつ誠意をもって対応することが望まれます。
もちろん、請求書を紛失しないためにも、普段から管理体制を見直しておくことが重要です。