企業だけでなく、個人事業主であっても、取引の対価を得るためには請求書を発行する必要があります。
しかし、経理の経験が浅い方や、リソースが少なく、経営者が経理も担当している場合など、請求書をどのように作成すれば良いかわからないということもあるのではないでしょうか。
本記事では、請求書の書き方について、手書きでも可能なのか、注意点などを解説しますので参考にしてください。
インボイス(請求書)の手書きはOK？
インボイス、つまり請求書の作成においては、PCで作成しなければいけないという厳格な規定があるわけではないため、手書きで作成しても問題はありません。
手書きで請求書を作成する場合の用紙は、文房具店や、100円ショップでも購入することができます。
国税庁が定めている最低限の情報を記載してさえいれば、手書きでも問題なく、封筒の宛名についても手書きで記載しても大丈夫です。
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手書きインボイス(請求書)の書き方
手書きでインボイスを作成する際は、以下の項目を記載するようにしましょう。
- 請求書を発行する側の名称（企業名か個人名）：会社名以外に、住所や電話番号、メールアドレスなども記載するのが一般的
- 請求書を受け取る側の名称（企業名か個人名）：請求先の住所や部署、担当者名まで記載すると親切
- 取引年月日：請求書の発行日を記載するのが一般的、事前に取引先に確認するのが確実
- 取引の内容：商品に名称や単価、数量などの内訳を記載
- 取引金額（税率ごとに分けて記載）：軽減税率の対象となる場合は8%、通常の場合は10%など
上記5項目以外に、支払い期限や、振込手数料などを記載する場合がありますが、上記5項目は国税庁で定めている必須項目ですので、記載忘れがないように注意が必要です。
PCで請求書を作成する場合は、これらの項目をテンプレート化したものを作成しておき、全社として使用する請求書を統一しておくと管理がしやすいでしょう。
手書きで作成する際も、作成するごとに項目が変わらないように、書式をフォーマットを統一しておくことをおすすめします。
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手書きでインボイス(請求書)を書く際の注意点
丁寧に作成する
当たり前だと思われるかもしれませんが、請求書を手書きで作成する場合は、丁寧に書くことを心がけましょう。
ワープロやPCを使って請求書を作成する場合と違い、手書きでは、作成者によって文字の読みやすさが異なるため、場合によっては誤解を招くこともあります。
使用する筆記用具は、鉛筆やシャープペンシルなどの修正が容易なものは使わず、油性のポールペンではっきり書くことが重要です。また、数字や「¥」といった記号もわかりやすく書きましょう。
万が一、計算ミスが発生した場合は、やり直しとなりますので、手書きの請求書作成にはある程度の時間が必要となることを念頭において、余裕を持って作成すると、ミスに対しても柔軟に対応ができます。
必須項目以外の項目も記載する
手書きの請求書を作成する場合は、国税庁が定めている必須項目以外の項目も記載するケースが一般的です。
例えば、請求番号をつけることで、管理がしやすくなりますし、振込期限を記載しておけば、取引先もいつまでに振り込めば良いのかがわかりやすくなります。
取引先が個人事業主の場合で、一定の条件を超える取引を行う場合は、源泉所得税の金額を記載しましょう。
書き損じの際の訂正方法に注意
請求書を書き損じてしまった場合、些細なミスであっても、二重線で訂正するのではなく、新しく作り直しましょう。
社内で利用する書類などは、二重線を用いて訂正印を押せば修正ができることもありますが、請求書の場合は二重線での訂正は認められていません。
そのため、小さなミスであっても、ミスがあった場合は再発行しましょう。
電子化ができる体制も整えておく
電子帳簿保存法が改正されたことや、インボイス制度が導入されたこともあり、今後ますます電子請求書の取り扱いが増えることが予想されています。
そのため、手書きで請求書を作成した場合であっても、取引先からデータで請求書を送って欲しいと要求されるケースもあるでしょう。
スキャナを導入して手書きの請求書を読み取れるようにするなど、対処方法を事前に考えておくことをおすすめします。
また、手書きの請求書は、ファイリングして保管しておくためのスペースが必要となるため、自社だけでなく、取引先にとっても負担となることも考慮して、電子化への移行も検討しておくと良いでしょう。
インボイスは複数書類でも交付できる？
インボイスは、必要な記載事項を一つの書類で満たさなくとも、複数の書類で満たしていれば、交付が認められます。
納品書単体では、
2.取引年月日
3.取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
6.書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
の記載はありますが、
1.適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
4.税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜き又は税込み）及び適用税率
5.税率ごとに区分した消費税額等
の記載はありません。
したがって、請求書に記載事項1. 4. 5.を記し、納品書番号を記載して納品書との関連性を明確にしておけば、一つのインボイスとして認められるのです。
手書きのインボイス(請求書)作成は有効
手書きの請求書について解説しました。
請求書は、手書きでもPCでの作成でも問題ありませんが、国税庁が定めた規定項目を記載するようにしましょう。
また、手書きの場合は、相手が読みやすい文字ではっきりと書くことを心がけ、確認などの工数が増えないようにすることで、スムーズな取引が実現できます。
作成時の注意点については、本記事で紹介した項目を参考にしてください。
