電子帳簿保存法の改正に伴い、これまで以上に請求書を電子化する流れが進んでいくことでしょう。
請求書の電子化にあたっては、取引先にいきなり電子化した請求書を送付したのでは負担がかかってしまいます。
そこで、案内文を送付する方式が一般的となっていますが、どのように書けばよいかわからないという方も多いのではないでしょうか。
本記事では、請求書を電子化する際の案内文の書き方などを紹介しますので、参考にしてください。
請求書電子化の案内文とは？
請求書電子化の案内文とは、取引における請求書の送付にあたって、取引先に電子化の手法や目的などを伝えて了承を得るために作成します。
取引先に対して案内文を送付しないと、電子化された請求書の取り扱いに、急な対応が必要となるため、取引が止まってしまう可能性もあるため、案内文の役割は大きなものです。
コロナ禍によって、リモートワークを取り入れる企業が増えたこともあり、在宅やオフィス以外の場所でも変わらない請求業務ができるように、今後ますます請求書の電子化は進んでいくでしょう。
また、インボイス制度や電子帳簿保存法の改正などもあり、請求書の電子化は加速している傾向にあります。
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請求書電子化の案内文の書き方
請求書の電子化に伴う案内文の書き方として、電子化する理由や、請求書を電子化することでどのようなメリットがあるのか、送付する流れなどを内容に含めると良いでしょう。
また、電子化についての問い合わせ先も記載しておくと取引先も不明点が発生した際にスムーズに連絡がしやすくなります。
細かい点としては、電子請求書をいつから利用するのか、開始日も記載しておくと良いでしょう。
押印の有無や形式についても確認しておくことをおすすめします。
基本的に、取引の信頼性を高める意味でも、紙の請求書には印鑑を押印するのが一般的となっていますが、電子請求書についても、紙で印刷した請求書に押印したものをPDF化する、電子印鑑を用いるなどの方法で押印することができます。
電子印鑑サービスを利用すれば、改ざんを防ぐセキュリティ性の高い印鑑で押印することも可能です。
企業によっては、電子印鑑に対して対抗がある場合もあるため、この点も案内状で確認しておくと良いでしょう。
請求書の電子化に伴う案内状を送るタイミングとしては、最低3ヶ月前には連絡しておくことで取引先も余裕を持って準備ができます。
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請求書電子化の案内文テンプレート
請求書電子化の案内文を作成するにあたり、発行側と受領側で活用ができるテンプレートを紹介します。
発行側
請求書を電子化して送付する旨を連絡する場合、案内文には「請求書を電子化する理由」、「電子化することで取引先が得られるメリット」、「電子化の開始日」、「電子化に関する問い合わせ窓口」を明記すると良いでしょう。
| 請求書電子化のご案内（タイトル） 株式会社◯◯ ご担当者様 お世話になっております。 株式会社（自社名）の△△（担当名）です。 この度、弊社では「ペーパーレス化」「請求書案内の迅速化」を目指し、お客様への請求書の発行を電子請求書システムにて実施させていただくことになりました。 請求書の電子化によって、インターネット上で請求内容がご確認いただけるようになり、従来の郵送と比較し、請求書の到着が2〜3日ほど早まる見込みでございます。 ◯◯年△月締め請求書より、切り替えを予定しております。 ご案内についてご不明な点がございましたら、お手数をおかけいたしますが、以下担当までご連絡をお願いいたします。
【問い合わせ先】 |
受領側
請求書を特定の電子化サービスで送って欲しい旨をお願いするケースの案内文です。
案内文には、利用して欲しいサービスの説明や、登録方法も記載しておくと良いでしょう。
| 株式会社◯◯ ご担当者様 お世話になっております。 株式会社（自社名）の△△（担当名）です。 この度は、弊社では納品書・請求書を「（サービス名）」で一括管理することとなりました。 つきましては御社への支払いも「（サービス名）」経由で、行わせていただきたいと考えております。 （サービス名）は請求書・支払い情報を一元管理することができるサービスです。 （サービス名）をご利用いただくことで、株式会社××様（発行側）も、キャッシュフローの最大化や業務コストの削減が図れます。 ご利用方法やご利用料金につきましては、以下の資料をご参照くださいませ。 本サービスから株式会社××様へのお支払いは、以下の月1回となります。 ・月末締め、翌月25日払い（お支払い日が土日祝日の場合は、翌銀行営業日となります） 本サービスから株式会社××様へお支払いするために、サービスへのご登録をお願いいたします。 ◯◯年△月◇日より「（サービス名）」の運用開始を予定しております。 お手数ですが、◯月△日までに以下のURLより、ご登録をお願いいたします。 （登録用URL） ご案内についてご不明な点がございましたら、担当者までお問い合わせください。
【問い合わせ先】 |
請求書電子化の案内文を送る際の注意点
余裕を持って案内文を送る
請求書の電子化においては、取引先側のシステム整備が必要となるため、案内文を送る際は、余裕を持って事前に開始日を告知しておくことで、取引先が受け入れ環境を整備しやすくなります。
ただ開始日を伝えるだけでなく、先方の希望に沿ったシステムに対応が可能であることを明記しておくと取引先の同意が得られやすいでしょう。
取引先の社内規制によっては紙の請求書で対応する
取引先によっては社内規制上、紙の請求書でしか対応ができないということもあります。
自社の指定請求書を使用している場合や、システムの利用制限がある場合などは電子請求書に対応できないこともあるため、このような場合には従来通りの紙の請求書で対応するようにしましょう。
電子化の理由を明確に記載する
案内文には電子化の理由を記載しておくことも重要です。
2022年1月に施行された「改正電子帳簿保存法」に伴い、社会全体が電子化される動きの中で必要になることを記載しておくことで了承を得やすくなるはずです。
請求書の電子化によって得られるメリットを記載する
請求書を電子化しておけば、自社のコストが削減することで、取引先の事務処理が格段にスピードアップします。
・開封作業がなくなる
・担当部署と共有したい際に容易になる
・保管のための場所・手間が不要になる
などといった点が主だったメリットと言えますので、それらを取引先にしっかりと伝えられると良いでしょう。
請求書を電子化する際は案内文を作成しよう
請求書の電子化に伴う案内文について解説しました。
請求書の電子化は、取引先も対応が求めれる部分が多いため、必ず案内文を作成するようにしましょう。
案内文の書き方については、本記事で紹介したテンプレートも参考にしてください。
