ビジネスシーンにおいて、電話はコミュニケーションの主要な手段として利用されています。特に、ビジネスフォンの転送機能は、適切な担当者や部署への迅速な対応を可能にするため、多くの企業で活用されています。
この記事では、ビジネスフォンの転送機能の基本的な知識と、具体的なやり方について紹介します。
ビジネスフォンの転送機能とは
ビジネスシーンにおいて、電話は重要なコミュニケーションツールとして日常的に使用されています。多くの電話がかかってくる企業や大規模なオフィスでは、電話の取り次ぎや適切な担当者への転送が必要となる場面が頻繁にあります。
このような状況で役立つのが、ビジネスフォンの「転送機能」です。ビジネスフォンの転送機能は、受け取った電話を他の内線や外線へとスムーズに転送するための機能のことを指します。
例えば、A部署にかかってきた電話が、実際にはB部署の担当である場合や、特定の担当者が不在で他の担当者に電話を取ってもらいたい場合などに、転送機能を使用して電話を適切な先へと転送することが可能です。
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YouWireとは、株式会社ギークフィードが運営している録音システムです。 携帯電話やオフィスの固定電話、会議での音声議事録などの音声を一元管理することができ、電話業務におけるトラブルの防止や、会話録音によるオペレーターの育成、顧客とスタッフの認識違いの防止などが実現できるとして、幅広い業界で導入されている実績があります。
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YouWireは、固定電話·携帯電話どちらを利用の場合でも、初期費用や月額費用は低価格となっています。 自社開発のサービスであるため、高品質かつ多機能でありながら、価格を抑えた提供を可能としています。
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既に他社の通話録音サービスを利用している場合でも、YouWireはCTIやCRMとの連携支援も行なっているため、安心して乗り換えることができます。
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BIZTEL(ビズテル)は株式会社リンクとブライシス株式会社の共同事業として運営しているサービスです。 モバイル、ビジネスフォンはもちろん、コールセンター業務に最適なシステムに強みがあり、国内導入実績No. 1のクラウド型コールセンターとして大規模コールセンターをはじめとした2,000社を超える多数の企業で導入実績があります。
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BIZTELでは、待ち呼や入電状況、応答率などをリアルタイムで表示することができます。このように対応状況を可視化することでセンター運営の効率化へと繋がります。また、座席追加などの設定変更もブラウザ経由の管理画面から簡単に行えます。操作性の良さはもちろんのこと、画面の見やすさも好評です。
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Dream Cloud PBXとは、株式会社ドリームソリューションが運営しているクラウドPBXサービスです。 インターネット環境とPC・有線IP電話機（ドリームソリューションで用意可）があれば、オフィスに限らず在宅勤務でも会社番号を利用できるようになり、多様な働き方を促進します。
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Dream Cloud PBXには、モニタリング・ウィスパリング機能が搭載されています。 モニタリング機能では、電話対応中の内容を、他のスタッフが確認することができ、ウィスパリング機能で担当者にアドバイスを出すことが可能です。
ビジネスフォンの転送のやり方
ビジネスフォンの転送機能は、受け取った電話を別の担当者や部署へと迅速に転送するため便利です。以下に、具体的な操作方法を紹介します。
要件を聞いて内線転送ボタンを選択
電話を受けた際、まずは相手の要件や目的をしっかりと確認します。その後、ビジネスフォンに備え付けられている「転送ボタン」を押すことで、転送モードを起動します。
転送モードが起動することで、電話を他の内線や外線へと転送する準備が整います。
転送する内線番号をダイヤル
転送モードが起動したら、次に転送先となる内線の番号をダイヤルします。この際、正確な番号を入力することが重要です。
間違った番号を入力すると、意図しない部署や担当者への転送となってしまう可能性があります。
転送先の社員に電話に対応して欲しい旨を伝える
転送先の内線が繋がったら、その社員に電話の内容や要件を伝えます。
「○○さんからの電話ですが、△△の件でお話ししたいとのことです」といった形で、電話の目的や内容を明確に伝えることが大切です。
受話器を置く
転送先の社員が電話の受け取りを了承したら、最後に受話器を置きます。転送が正常に完了し、電話は転送先の社員へと繋がります。
ここまで操作を終えることで、転送の手順は完了です。
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ビジネスフォンの転送のやり方
ビジネスフォンには、転送ボタンがないタイプも存在します。しかし、そのような場合でも、電話を他の担当者や部署へと転送することは可能です。
転送ボタンがないビジネスフォンでの転送方法を解説します。
要件を聞いて保留ボタンを選択
まず、電話を受けた際には相手の要件や目的をしっかりと確認します。その後、ビジネスフォンに備え付けられている「保留ボタン」を押すことで、電話を一時的に保留状態にします。
保留状態にすることが、転送のための準備段階となります。
転送する内線番号をダイヤル
電話が保留状態になったら、次に転送先となる内線の番号をダイヤルします。この際も、正確な番号を入力することが重要です。
内線先の社員に電話に対応して欲しい旨を伝える
転送先の社員に、電話の内容や要件を伝え、対応してもらうよう依頼します。
転送先の社員が「保留されている外線番号」を選択
最後に、転送先の社員は保留されている外線番号を選択することで、電話を正式に受け取ります。この操作を終えることで、転送の手順は完了となります。
ビジネスフォンの転送機能を活用しよう
ビジネスフォンの転送機能は、業務の効率化や顧客対応の向上に大きく貢献します。転送ボタンがある場合とない場合での操作方法に違いはありますが、いずれも簡単に操作することができます。日常の業務において、この機能を活用し、スムーズなコミュニケーションを実現しましょう。
