クラウドPBXとは?導入のメリット・デメリットとおすすめのクラウドPBX5選

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クラウドPBXとは?

クラウドPBXとは従来のPBX(Private Branch eXchange:構内交換機)やビジネスフォンと違い、オフィスに設置する必要がなく、従来の通信機器が持ち合わせていたグループ着信機能や転送機能などをクラウド上のサーバーに実装することで実際の交換機設定の手間や費用をカットすることができるサービスです。

クラウドサービスなので場所を選ばずに電話業務を行うことができるという点からコールセンターを抱える企業はもちろん、電話営業のツールとして導入している企業が増えています。

また、昨今の新型コロナウイルス対策としてテレワークという新しい働き方が定着しつつある状態において、実際にオフィスにいくことなく、自宅で従来のPBX・ビジネスフォンと同等のクオリティを維持して電話業務という点から導入に踏み切る企業も増えてきているようです。

しかし、クラウドPBXを導入してみたもののうまく機能していない、これから導入したいがどんなサービスなのかわからない、導入によって発生するメリット・デメリットを知りたい、という企業も多いのではないでしょうか?

本記事ではクラウドPBX導入のメリット・デメリットをはじめ、活用例、どんなクラウドPBXサービスがあるのかなどを解説していきたいと思います。

 

なぜ今クラウドPBXが注目されているのか

そもそも、クラウドPBXが注目され始めたのは、政府が打ち出した「働き方改革」からと言われています。育児や出産で仕事を辞めることになってしまった女性でも在宅で働くことができるようにと働き方改革が始まり、自宅でもオフィス環境と変わらない電話業務ができるということからクラウドPBXは注目されるようになりました。

さらに、昨今の新型コロナウイルス対策による不要不急の外出、緊急事態宣言により、世間ではテレワークという働き方が定着するようになりました。単純に自宅で電話業務ができるからというだけではなく、クラウドPBXを導入することで企業が得られるメリットは多くあり、コールセンターを抱える企業にとっては電話環境構築にかかる費用の削減や、電話営業を行う部署にとっては場所に囚われずに電話業務を行いという思いから、積極的にクラウドPBXを導入したいという考えがあり、それを此度の新型コロナウイルスが皮肉にも後押しする形になったという風にも言えるでしょう。

クラウドPBXの主要機能

電話としての基本機能

多くのクラウドPBXサービスにおいて、基本的な機能としては従来のPBX・ビジネスフォンが持ち合わせていたものが多くあり、内線通話機能、グループ着信機能、保留や転送機能など電話業務を行う上で必要になるのであろう機能は多くのサービスで網羅しています。基本機能はほぼ変わらないので、これからビジネスフォンからクウラどPBXに乗り換えを検討しているという企業の方も安心して導入することができると思います。クラウドサービスなので当然場所を問わず利用することができ、スマホを利用しての通話が可能なので、その手軽さを実感できると思います。

ネット上での手軽に設定変更が可能

従来のPBXでは電話環境に合わせた設定の変更が必要不可欠でしたが、クラウドPBXではインターネット上で設定変更を行うことが可能になります。利用メンバーの登録、電話番号の追加、削除といった作業がネット環境さえあれば簡単に設定することができるので、専門業者を呼ぶ必要はなく、その操作の手軽さもクラウドPBXの魅力の1つと言えるでしょう。

電話帳の共有

従来のPBX・ビジネスフォンでは取引先との電話帳を作成しようとするとその都度費用が発生するケースがありました。しかしクラウドPBXでは電話帳機能が標準搭載されているものが多く、会社共通の電話帳として簡単に情報をメンバー間で共有することが可能となります。

今まで個人の携帯で管理していた取引先の電話を手軽に共有できるのは電話業務においては非常に効率化へと繋がりますし、個々で同じ取引先の情報を登録しなければいけない二度手間を削減できます。サービスにもよりますが電話帳機能は無料で搭載されている場合が多いのも嬉しいところです。

スマホをビジネスフォンとして利用可能に

クラウドPBXでは専用アプリをスマホにインストールするだけで、ビジネスフォンとして使用することができます。もちろんPCにおいてもインターネットを経由することで電話機能が使用可能となる、いわゆるソフトフォンを導入することで実際の電話機がなくともビジネスフォンとして使用することが可能となります。固定の電話機が必要ないというのは非常に大きい利点で、場所を選ばす仕事ができることから現在のニーズに非常にマッチしています。

クラウドPBX導入のメリット

圧倒的コストカットの実現

クラウドPBX導入のメリットとしてまず挙げられるのは様々な面でのコストカットの実現です。

従来のPBX・ビジネスフォンと違い、インターネットを経由して電話業務を可能とするクラウドPBXは、実際に電話機を用意する必要もなく、構内交換機設置にかかる費用もカットすることができます。今まで社用電話を支給していた企業にとっては社用PCや個人スマホを利用してもらうことで機器代の大きな節約が可能となるのです。さらに、通常の構内交換機は法定耐用年数6年とされていますが、クラウドPBXはネット上にそのサービスがあるので年月による劣化の心配はなく、また都度最新版へとアップデートされるサービスが多いのでいつでも最新の状態のものを使えるというのも大きいメリットかと思います。

通話料の削減という観点から見てもクラウドPBXは大きなメリットがあり、外出先でも社内間の通話(内線)であれば通話料無料というサービスが多いので、今まで外線を使用することでかかっていた通話料の削減が可能となります。社員が増える度にメンバー登録を有料で行なっていたという企業も、多くのクラウドPBXならWeb上から簡単に設定が無料で行うことができます。

転送サービスや各種オプションサービスもクラウドPBXでは無料で利用できるものが多いので、利用料金の削減も可能です。構内交換機のトラブルによるメンテナンスにかかる費用や社内レイアウト変更に伴う設置業者の利用料金などクラウドPBX導入で削減できる経費は非常に多く、自社で電話業務にかかっていた費用考えるとクラウドPBX導入は前向きに検討したいものではないでしょうか。

コスト面が優れているということでスモールスタートからの運用も可能なので、スタートアップ企業にとっても嬉しいサービスです。

テレワークにマッチしている

クラウドPBX導入を検討している企業にとって気になるのは、テレワークにマッチしているサービスなのかという部分だと思います。働き方改革から始まった在宅ワークの推進、それを実現するためには自宅にいながら電話業務をスムーズに可能とするサービスが必要です。クラウドPBXではネット上に構内交換機が存在するので、自宅はもちろんシェアオフィスなど場所を選ぶことなくリモートワークを可能とします。

企業内でのレイアウト変更、チーム改編、それに伴う内線番号の変更も専用業者を呼ぶことなく、担当者がWeb上で簡単に変更することができるので社員が自宅や離れた場所にいても問題ありません。オフィス移転などの際にも電話番号を変更することなく継続して同じ電話番号を使用することができます。こういったスピーディーな業務を実現できる点がテレワークを可能にしていると言えるでしょう。

スマホで内線電話を受け取ることができるのでわざわざ社用携帯と2台持ちをする必要はありませんし、社内で電話を受けた人にとっても内線で取り次げるということは、取次相手の外出の有無を確認、転送をする必要がないなどの手間を大きく削減できるので効率化が図れます。クラウドPBXの利便性の高さはテレワーク需要にも非常にマッチしていると言えるでしょう。

またネット環境さえあれば電話業務が可能ということは、海外に拠点を持つ企業にとっても非常に有益で、今後海外展開も考えている企業にとって非常に心強いでしょう。

BCP対策が可能

BCPとはBusiness continuity planの略で、自然災害や此度の新型コロナウイルスのような非常事態でも優先度の高い事業が早期に復旧し、継続して行えるように計画し準備することをいいます。以前から注目されていた言葉ですが、現在のテレワーク需要の高まりと相まって更に注目されています。

災害やウイルスの影響により、オフィスでの業務が不可能となった場合、クラウドPBXを導入していない企業の場合は社員に自宅で待機させることしかできませんが、クラウドPBXを導入済みの企業ではスムーズにテレワークへと移行することが可能です。このように場所を選ばず利用することができるクラウドPBXというのはBCP対策において非常に有効です。また、従来であれば災害時は通信設備の復旧に時間とコストを大きく取られることが多かったですが、クラウドPBXでは運営会社側に復旧対応を任せることができるので、自社では別の対応に時間を使うことができるでしょう。

クラウドPBX導入のデメリット

導入環境によっては音質が悪い場合もある

ネット環境さえあれば導入できるのがクラウドPBXの最大の特徴ですが、逆にネット環境が悪いとその品質に大きく影響がでる可能性があります。実際に導入した企業によっては、導入サービスと企業のネット環境がマッチせず通話品質が落ちてしまうというケースがあったようです。また、外出時や自宅などでスマホを使って電話業務をする際に、3G回線を使用していると音質が下がるというケースもあるようです。

多くのクラウドPBXで音声品質の高さをアピールしていますが、やはり音質の良し悪しはサービスによって差があるようなので導入にあたってはトライアルなどを利用して自社のネット環境とマッチしているサービスを選ぶことが重要です。

ネット環境による音質低下の問題はルーター変更や回線が速い会社に変更することで改善することがあるようなので、自社のネット環境改善は業務全体の効率化へと繋がると考え、検討してみるのもいいかもしれません。

使用期間によってはコストが割高になる場合も

実際に構内交換機を設置する必要がなく、機器代、メンテナンス代などのコストカットができることがクラウドPBXの特徴でありメリットではありますが、利用に際しては基本的に月額料金が発生するサービスが多く、利用期間によっては従来の社内設置型交換機の方が割安になる場合もあります。

オフィスの移転をする予定がなく3人以下で業務を行なっているような企業であればクラウドPBX導入はマッチしない可能性もあるので事前にどの程度の期間利用するのか、その際にかかる料金の比較をしっかりと計画してから検討に入るのが良いでしょう。

クラウドPBXの活用例

コールセンターの運用

コールセンターを抱える企業でのクラウドPBX導入は積極的に行わています。また、新規でコールセンターを立ち上げたい企業や一時的に電話窓口を設けたい企業にとってもクラウドPBXは積極的に活用したいサービスです。複数の回線を組み合わせて利用することができるので、通常の固定電話番号はもちろん、ナビダイヤル、フリーダイヤルも設定可能です。担当者がWeb上で簡単に受付回線を増やすことができるので、コールセンターのような変動性のある電話業務にもクラウドPBXであれば柔軟に対応できるでしょう。

また、クラウドPBXの機能として指定した時間に営業時間の終了などのアナウンスを流せる機能や、着信先を振り分けるIVR機能、電話内容を聴きながらアドバイスを送ることができるモニタリング機能などがあるので、これらを駆使して小規模からのコールセンター運用が可能となります。

外部連携による効率化

多くのクラウドPBXにおいて、外部サービスとの連携が可能になっています。どのようなサービスと連携できるかはサービスごとに異なりますが、一般的に利用されているのがクラウド型電話帳サービスやCRMツールとの連携です。これらのサービスと連携させることにより、顧客情報をいちいち登録する必要がなくなり、CRMに登録した顧客からの着信時には顧客情報をポップアップで表示させることも可能になります。メンバー間での顧客情報の共有も簡単になりますし通話履歴の可視化も簡単に行えるようになります。これによって営業活動がより効率的に行うことができるのです。

クラウドPBXはこんな企業におすすめ

クラウドPBXは導入すれば必ず良い効果が見込めるというものではありません。導入にあたっては事前に確認しておかなければいけない項目があるのでチェックしてみましょう。

導入規模の目安は数十名〜数百名程度

クラウドPBXは小規模での利用を想定しているサービスではないので、社員数3名以下のような企業では通常の固定電話などでの運用の方がコスト的にもマッチしているといえるでしょう。また、社員数数千名というような大規模企業での運用もクラウドPBXが提供している料金プランからみるとあまりマッチしているとはいえないでしょう。ですので自社の導入規模が数十名〜数百名といった企業が現実的な導入ラインといえるでしょう。

オフィス外でも働ける業務形態

テレワークのように自宅やレンタルスペースなど働く場所を特定していないような業務形態ととっている企業にとってはクラウドPBXは非常におすすめです。全国様々な場所で社員に電話営業や問い合わせ業務をやって欲しいという場合は、ネット環境さえあればすぐに電話環境を構築できるクラウドPBXが最適なサービスになるといえるでしょう。逆にオフィス移転をする予定が全くなく、常にオフィスで業務を行わなければいけないという企業にとってはクラウドサービスを導入する絶対的な必要性はないといえるのでしょう。

まとめ

働き方改革から始まった在宅勤務やレンタルスペースでの業務。さらに新型コロナウイルスによってテレワークという働き方は広く世間に知れ渡ることとなりました。

自宅やオフィス外での電話業務を実現するにはクラウドPBXの導入がおすすめです。インターネットがあれば利用できる利便性の高さ、交換機を実際に設置する手間とコストの削減、BCP対策としても優れている点などを含めても自社の規模とマッチしているようなら積極的に導入を検討して良いといえるでしょう。

サービスによっては無料トライアルが利用できるものも多いので、まずはクラウドPBXがどういったものなのかを感覚的にでも知り、それを自社でどのように活用していきたいか、必要な機能は何か、利用期間やコストなども含め検討していくことをおすすめします。

おすすめクラウドPBX5選

クラウドPBXとして代表的なサービスをご紹介します。

MOT/TEL(モッテル)

スマホ1台で03・0120・090の番号発信ができ、導入にかかる料金も安価なことから人気のサービスです。導入実績も20,000社以上と申し分なく、PBX導入を検討している企業にとっては導入ハードルの低いサービスといえるでしょう。

スタンダードプラン:初期費用29,800円/月額3,980円

ミドルプラン:初期費用39,800円/月額8,500円

プレミアムプラン:初期費用59,800円/月額15,000円

※2020年5月現在/詳細は要問い合わせ

画像出典:MOT/TEL公式サイト

MiiTel(ミーテル)

AI搭載型で高い分析力に定評のあるAI搭載型クラウドIP電話サービス。複数の観点から通話の内容を分析しフィードバックすることができるので、コールセンター業務の導入と共にオペレーターの育成も行うことが可能です。コールセンター業務が活発に行われている企業では成約率向上のために導入するケースもあるようです。

初期費用0円/1IDにつき月額5,980円

※2020年5月現在/詳細は要問い合わせ

MiiTelについてもっと見る

画像出典:MiiTel公式サイト

CallConnect(コールコネクト)

最短5分で導入できる手軽さと機能の豊富さ、高い利用継続率から人気のブラウザ電話システムです。電話機能、顧客管理機能、外部連携機能など電話営業を効率化してくれる機能が豊富でテレワークの需要ともマッチしています。

Starterプラン:月額2,400円(1ライセンス)

Basicプラン:月額4,600円(1ライセンス)

Proプラン:月額8,800円(1ライセンス)

※2020年5月現在/詳細は要問い合わせ

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画像出典:CallConnect公式サイト

Dialpad(ダイアルパッド)

音声通話、チャット機能、ビデオ通話などビジネスにおける電話業務に必要な機能がダイアルパッド1つに搭載されています。使いやすいインターフェースにも定評があり、主要なCRMとも連携可能な点から全世界で60,000社を超える企業が導入経験済みです。

STANDARDプラン:月額800円(1ライセンス)

PROプラン:月額1,300円(1ライセンス)

ENTERPRISEプラン:月額1,800円(1ライセンス)

※2020年5月現在/詳細は要問い合わせ

Dialpadについてもっと見る

画像出典:Dialpad公式サイト

BIZTEL(ビズテル)

国内導入実績No. 1のクラウド型コールセンターとして1,400社を超える多数の企業で導入実績があるサービスです。幅広いテレフォニーサービスを提供しており、外部連携機能や対応状況を可視化するための機能などがあり、コールセンター運営の効率化を行いたい企業にはおすすめのサービスといえるでしょう。

ライトプラン:初期費用200,000円/月間利用料90,500円(10席の場合)

スタンダード30プラン:初期費用633,000円/月間利用料241,000円(30席の場合)

スタンダード110プラン:初期費用2,333,000円/月間利用料900,000円

※見積もりによって最適なプランを提供

※2020年5月現在/詳細は要問い合わせ

BIZTELについてもっと見る

画像出典:BIZTEL公式サイト

 

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執筆者 STRATE編集部