仕事で得た情報や連絡事項を効率的に共有するために情報共有アプリ(ツール)を導入する企業が増えてきました。
ですが、自社にマッチした情報共有アプリ(ツール)を導入できている企業は意外と少なく、機能を使いこなせなかったり、費用対効果が悪いと感じて解約してしまうケースも多いようです。
本記事では、情報共有アプリ(ツール)の基本的な意味や、シーン別の使い方、おすすめの情報共有アプリ(ツール)、仕事以外での使い方などについても紹介します。
情報共有アプリ(ツール)とは?
情報共有アプリ(ツール)とは、社内に蓄積された情報を一箇所に集約し、共有できるツールのことを指します。
情報共有アプリ(ツール)を導入することで、今までの業務で培ったナレッジや情報を手軽に共有できるようになり、業務効率化や従業員のスキルアップが実現できるようになります。
メールなどでの情報共有は、必要な情報が他のメールに紛れて見つけにくくなってしまったり、検索機能が弱く情報を探しにくいというデメリットがありますが、情報共有アプリであれば手軽に情報の共有・蓄積が可能となるメリットが生まれます。
情報共有アプリ(ツール)運用の際には、社内で集めることができる情報を一度集められるだけ集めて蓄積し、情報を整理することが重要です。
情報共有アプリはなぜ必要?
少子高齢化や不況により、多くの企業で人手不足が課題となっています。
限られた人数で生産性を上げるためには業務の効率化が欠かせません。業務効率化を実現するためには、こまめな情報共有と社内コミュニケーションの円滑化が求められており、これらを解決できるツールとして情報共有アプリ(ツール)の導入が各社で進められているのです。
情報共有が適切に行われていれば、伝達ミスや認識の差が生まれる確率もかなり低くなり、スムーズな業務が実現できるようになります。
メールでの情報共有は、形式に沿ったメールの作成に時間と手間がかかり、複数人での情報共有においては送信ミスや伝達ミスが起こるという問題がありました。
情報共有アプリ(ツール)ではチャット機能や掲示板機能が搭載されているので、チーム内でいつでも情報の共有ができるようになり、その他にもタスク管理機能など業務を効率化できる機能が多数搭載されていることから、企業にとって必要性の高いツールと言えるのです。
シーン別情報共有アプリ(ツール)の使い方
社内でマニュアルが確立していない場合
社内マニュアルが整備されていないことから、同じ業務でも従業員ごとに取り組み方がバラバラになってしまうという場合には情報共有アプリ(ツール)の中でもドキュメント作成・共有機能が搭載されているアプリを選ぶと良いでしょう。
作成した文書をリアルタイムで共有することができるので、簡易的にマニュアルを作成してチームメンバー間で共同編集することで、誰がみても一定の成果がだせる社内マニュアルを作成することが可能となります。
業務連絡が多い場合
社内で業務連絡が多く、情報の見落としが発生してしまうことが多い場合には、掲示板機能が搭載されている情報共有アプリ(ツール)を導入することをおすすめします。
情報共有アプリ(ツール)の掲示板機能は編集内容がリアルタイムに更新されるので、業務連絡が多い企業でも掲示板を確認する習慣をつけておけば情報の見落としが起こりません。
スケジュールの共有が課題となっている場合
情報共有アプリ(ツール)にはスケジュール登録機能が搭載されているものもあり、登録したスケジュールを社内で共有できるようになります。
チームメンバーのスケジュールが可視化されるので、会議などの予定も立てやすくなり、ダブルブッキングなどのリスクも極めて低くなります。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
類似サービス： MarketWatcher NEO
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MarketWatcher NEOとは、インパクトフィールド株式会社が運営しているラウンダー向けのグループウェア・業務支援ツールです。 スケジュール管理やタスク管理、活動報告・日報など、豊富な機能を搭載しており、いずれもシンプルで使いやすい操作性で利用することができます。
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MarketWatcher NEOには、チャット機能や活動報告機能、タスク機能といったリアルタイムに情報を共有できる機能が搭載されています。
類似サービス： Shachihata Cloud
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Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
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Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
情報共有アプリ(ツール)を導入するメリットとは
情報の一元管理ができる
社内の情報共有方法がメールや書類などバラバラになっていたという課題を情報共有アプリ(ツール)を導入することで1つにまとめることができるようになるというメリットが生まれます。
情報が1つに集約されるので、必要な情報をすぐにみつけることができます。
情報共有の効率化ができる
情報共有アプリ(ツール)は重要な情報の共有が容易にできるというメリットがあり、スマホなどでも利用できるサービスが多いことから、時間や場所を選ばずに情報共有が可能になります。
社内交流の活性化が期待できる
情報共有アプリ(ツール)にはチャット機能が搭載されており、LINEのように手軽なコミュニケーションがとれるようになります。
サービスによってはスタンプ機能が搭載されているものもあるので、よりフランクなコミュニケーションが実現できます。コミュニケーションが活性化されることで、チーム内の絆も深まり生産性の向上が生まれるというメリットが発生するのです。
どのアプリを使えば良い?情報共有アプリ(ツール)の選び方のポイント
情報共有アプリ(ツール)を導入することで、業務の効率化やコミュニケーションの活性化が見込めますが、どんなツールを導入しても効果があるというわけではありません。自社にマッチしたツールを導入するためには以下の点に注意が必要です。
操作性の確認
情報共有アプリ(ツール)は組織内で使うものなので、ツールに触れる人が無理なく操作できることが非常に重要となります。
PC操作が苦手な人でも直感的に操作ができるシンプルなツールを選ぶことで、社内への浸透も期待でき、業務効率化につなげることができるようになるのです。
マルチデバイス対応か
昨今は、PCだけではなくスマホを使って業務を行う人も多いので、スマホからでも情報の共有、編集が手軽にできるツールを導入しましょう。
また、対応しているOSがiOSのみ、Androidのみという場合もあるので、対応機種など動作環境もしっかりと確認することが重要です。
セキュリティ面の確認
社外秘の情報を共有することが多い情報共有アプリ(ツール)は、情報漏洩や不正アクセスなどに対するセキュリティ体制を確認しておくことが重要です。
通信の暗号化や、IPアドレス制限による不正アクセス防止、管理者権限、セキュリティに関する認証の取得などを確認しておくことで、堅牢性の高いツールを導入できるようになります。
サポート体制の確認
導入前はもちろんですが、導入後のサポートが充実しているサービスを選ぶことも重要です。
サービスによっては、導入後のサポートは有料というものもあるので、注意しましょう。
また、サポートデスクの対応方法も確認しておくとトラブルが起きた際にも迅速な行動が取れます。
電話やメールだけでなく、チャットでのサポートを実施しているサービスであれば緊急性が高いものからちょっとした疑問まで幅広く状況に応じて解決することができるようになります。
厳選！おすすめの情報共有アプリ(ツール)10選
Garoon(ガルーン)
特徴
Garoonは中堅企業〜大企業向けのグループウェアです。
Garoon専用のモバイルアプリが提供されており、iPhoneとAndroidに対応しているので端末を選ぶことなく情報共有を効率化することができます。
主な機能
- スケジュール機能
- ファイル共有機能
- ToDo機能
- メッセージ機能
| 月額料金 | 845円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最低利用人数 | 10ユーザーから |
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Garoon公式サイト
kintone(キントーン)
特徴
kintoneは企業のニーズに合わせたビジネスアプリを作成することができます。
グループウェアとしての活用はもちろん、エクセルのように情報をまとめて管理することもできるという特徴があります。操作も直感的に操作することが可能です。
iOSとAndroidに対応したモバイルアプリも提供しています。
主な機能
- CRM
- プロジェクト管理機能
- 名刺管理機能
- グループウェア機能
| 月額料金 | 780円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:kintone公式サイト
LINEWORKS(ラインワークス)
特徴
LINEWORKSは、ビジネス版のLINEと言われる社内SNSツールで、様々な機能が搭載されており、従業員のコミュニケーション活性化につなげることができるという特徴を持ちます。
iOSとAndroidに対応したスマホアプリも提供しているので、離れた場所にいるメンバーとも手軽にコミュニケーションをとることができます。
主な機能
- トーク機能
- ホーム機能
- カレンダー機能
- アンケート機能
- メール機能
| 月額料金 | 0円〜 |
| 初期費用 | 0円〜 |
| 無料トライアル | 要問い合わせ |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:LINE WORKS公式サイト
Zoho Connect
特徴
Zoho Connectはチームのコラボレーションを強化することができる情報一元化ソフトウェアです。
グループを作成してチームないで情報の共有を行うことで、作業の効率化を図ることができます。
25ユーザーまでなら無料で利用できるプランを提供していて、iOSとAndroidに対応したスマホアプリもあります。
主な機能
- ファイル管理機能
- スケジュール管理機能
| 月額料金 | 120円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | あり |
| 最低利用人数 | 26人〜 |
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Zoho Connect公式サイト
NotePM(ノートPM)
特徴
NotePMは、社内でWikiを作成することができるツールで、幅広い企業からの導入実績があります。チーム全員が無理なく使うことができる操作性も定評があり、ストック型の情報を一元管理することができます。
主な機能
- 文書作成機能
- 検索機能
- アクセス制限機能
- 既読管理
| 月額料金 | 1,000円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:NotePM公式サイト
Talknote(トークノート)
特徴
Talknoteはカルチャーマネジメントツールとして幅広い企業から導入されており、社内コミュニケーションの活性化を実現できるツールです。
iOSとAndroidに対応したスマホアプリもリリースしています。
主な機能
- グループ作成機能
- メッセージ機能
- タスク管理機能
- 予約投稿機能
| 月額料金 | 要問い合わせ |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | 14日間無料 |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Talknote公式サイト
iQube
特徴
iQubeは無料で利用できるクラウド型のグループウェアです。
スマホからも利用できる手軽さで、時間や場所を問わずに簡単にコミュニケーションをとることができます。社内Wiki機能も搭載されているので、情報の集約も手軽に可能です。
10IDまでなら無料で利用することもできます。
主な機能
- 社内Wiki機能
- ToDoリスト作成機能
- レポート作成機能
- 検索機能
| 月額料金 | 366円〜(年間契約の場合) |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 無料プランあり |
| 最低利用人数 | 5ID〜 |
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:iQube公式サイト
R-GROUP(アールグループ)
特徴
R-GROUPは人数の制限なしに無料で利用することが可能なグループウェアです。
マルチデバイス対応で、テレワークにも対応しています。また、20ヵ国以上の言語に対応しているので外国人の社員が多い企業でも利用することが可能です。
主な機能
- スケジュール機能
- 掲示板機能
- メール機能
- チャット機能
| 月額料金 | 0円 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | なし |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:R-GROUP公式サイト
Chat&Messenger
特徴
Chat&Messengerはビジネスチャット機能を搭載したグループウェアです。
音声通話機能も搭載されており、テレワークで活用したいという場合にもおすすめなサービスと言えます。
主な機能
- ビジネスチャット機能
- 音声通話機能
- ビデオ通話機能
- タスク管理機能
- 掲示板機能
| 月額料金 | 200円〜(年間契約必須) |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 無料プランあり |
| 最低利用人数 | 20人〜(有料版) |
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Chat&Messenger公式サイト
GRIDY(グリッディ)
特徴
GRIDYは初期費用や月額費用などの導入費が無料のグループウェアです。短期間で導入することが可能で、無料ツールながら機能数は20種類以上と豊富なことも特徴と言えます。
主な機能
- スケジュール機能
- プロジェクト管理
- メール機能
- メッセージ機能
| 月額料金 | 0円 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 要問い合わせ |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:GRIDY公式サイト
enclo(エンクロ)
特徴
encloは直感的操作で利用することができる無料グループウェアです。iOSとAndroidに対応したモバイルアプリも提供しています。
ファイル共有機能やチャット機能が搭載されているので効率的に情報共有を行うことができます。
無料で利用する場合は、ユーザー数5名までという制限があるので注意が必要です。
主な機能
- ファイル共有機能
- メッセージチャット機能
- グループ作成機能
| 月額料金 | 350円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 無料プランあり |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:enclo公式サイト
【別録】仕事以外のプライベートでの情報共有アプリ(ツール)の使い方
アプリで家族の情報共有
チャットツールを使って家族の情報を共有すれば、いざという時に落ち着いて対処することができるようになります。
例えば、子供の病院での診断結果やアレルギーについてなど、メモ的に情報共有アプリに残しておくことで、後々同じ病気にかかった時にも対処がしやすく、医師への説明もスムーズになります。
やることリストを共有する
情報共有アプリに買い物リストなどを保存しておけば、同じ商品を買ってきてしまうこともなくなります。
スマホ対応のアプリを利用すれば、いつでもどこでも手軽に情報を共有することができるので、仕事帰りにアプリを確認しながら必要なものを買ってくることが可能となるのです。
カレンダー機能で予定を共有
家族で1つのカレンダーを共有すれば、予定を把握することができるようになり、わざわざメールなどで確認をとる手間からも解放されます。リマインダー機能を使えば予定を忘れることもありません。
効率的な情報共有にはアプリ(ツール)を導入しよう
ビジネスにおいて情報共有は業務効率化だけでなく、社内の空気作りにも欠かせないものと言えます。
効率的に情報共有をするためには、スマホにも対応した情報共有アプリ(ツール)を導入するのが非常に効果的です。自社にマッチした情報共有アプリ(ツール)を導入するためにも、本記事で紹介した導入のポイントやおすすめサービスを参考にして比較検討してください。
