請求書発行システムとは？
「請求書発行システム」とは、請求書の作成・送付を効率よく行うためのシステムです。
請求書の発行が簡単になるため、見積書・領収書・納品書の作成・送付をスマート化したい際に最適なツールとして人気を博しています。
請求書発行システムを利用しない場合、枚数が多ければ多いほど請求書の発行には手間取るものですが、請求書発行システムを導入するとそれらは解消され、スピーディーで効率的に請求書を作成できるのです。
請求書発行システムが注目されるのはなぜ？
請求書発行システムが注目されるようになった理由として挙げられるのが、「電子帳簿保存法の改正」です。
2005年の改正に伴い、国税関係の書類に関しても一部をスキャンしてデータ保存して問題にならなくなったため、適切な保管条件を満たしていれば、請求書に関しても、データ化できるようになりました。
それにより、紙の書類で保存しなくてはならないケースは減少し、非常に効率よく請求に関する作業を行えるようになった上、クラウドサービスが発展したことも伴い、請求書作成に関してはオンライン上で一連の流れを済ませ、時間の短縮を図ることが徐々に一般化しつつあります。
請求書発行システムを導入する際のメリットは？
ペーパーレス化が実行される
請求書発行システムによって、請求書を電子化すれば、ペーパーレス化が推進されます。
また、これまで請求書送付の際には必須だった、封筒・紙・切手などに発生するコストも削減できるようになるのです。
同時に、請求書を保管するための物理的なスペースが必要なくなるのも嬉しいポイント。
法人では請求書を7年間保存しなくてはならないと法律によって定められているため、請求書を保管するスペースを確保するのも一苦労でしょう。
しかし、電子化しておけば、その手間が省け、空いたスペースは有効活用できます。
同時に、関わる人数も圧縮できるので、人件費のカットも可能です。
請求書発行におけるミスの削減
請求書発行システムを導入することで、それまで従業員が行っていた業務を自動化することが可能になります。
万が一トラブルがあった場合でもすぐに対応・修正することができるようになるので、安心した状態で業務に取り組めるようになるでしょう。
また、宛先・内容の間違い・未発送など請求書発行における起こりがちなミスも、請求書発行システムの導入・活用により限りなく削減できるはずです。
それに伴い、支払いの遅延など、リスクを防止するきっかけにもなり得ます。
セキュリティが強固になる
必要な請求書を全て請求書発行システム内に保存することで、管理が楽になるのと同時に、非常に強固なセキュリティでデータを保守できます。
システムを提供している多くのベンダーがハッキング・ウイルス対策を十分に講じているため、請求書を攻撃から守る上でも、請求書発行システムの導入は有効です。
無料で利用できる請求書発行システムは？
BConnectionデジタルトレード
BConnectionデジタルトレードとは、クラウド型の請求書電子化支援サービスとして、請求書に係わる業務の全てを電子化することができます。
請求書にまつわる業務効率の改善やコスト削減に最適なサービスです。
フリープランを利用することで、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応した上で、請求書やその周辺業務を無料で電子化ができるので、まずは試しに導入してみたい企業にもおすすめです。
操作性もよく直感で操作できるのも強みであり、100以上の通貨・20以上の言語に対応しています。
- フリープラン（受取請求書目安100枚/月）：導入費用とラニング費用ともに無料
- スタンダードプラン（受取請求書目安101枚～500枚/月）：導入費用無料、ランニング費用月40,000円～
- エンタープライズ（受取請求書目安501枚～/月）：導入費用は個別見積もり、データ連携年間1200,000円、支払依頼承認フロー年間1,000通あたり120,000円
Bill One
Bill Oneとは、Sansan株式会社が提供している請求書管理システムです。
あらゆる請求書のオンライン化が実現できるサービスで、法改正にもしっかりと対応しています。
拠点・部門ごとで形式がバラバラである場合、請求書の整理も大変ですが、データ化することで企業全体の請求書業務が効率的になり、余分なコストも削減できることでしょう。
利用人数が100名以下の場合、初期費・月額費用無料で利用できるのも大きな強みであり、中小企業の請求書業務のDXを支援したいという狙いから、請求書の受け取りに関して月100件まで無料、閲覧件数は無制限と設置されています。
まとめ
以上、 無料で利用できる請求書発行システムについて解説いたしました。
請求書発行システムの導入を検討している、もしくは、導入してみたいがコスト面で悩んでいる企業の方などはぜひ、この記事を参考になさってみてください。
