請求書の電子化とは？
請求書の電子化とは、従来の紙の請求書を専用のシステムを用いて電子化、Web上で発行してPDF形式に変換してメールでの送付を可能とすることを指します。
クラウドで利用できるサービスも多く登場していることから、比較的安価に請求書の電子化が可能となっています。
電子化した請求書はメールだけでなく、専用ページから先方にダウンロードしてもらう形式もあります。
おすすめの類似請求管理システム
類似サービス： 「楽楽明細」
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| 月額費用 | 要問合わせ | 無料お試し | トライアル環境あり |
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| 初期費用 | 要問合わせ | 導入会社 | 8,000社超 |
請求書処理の完全ペーパーレス化を実現する請求書の代行受領・データ化サービス。紙・メール・PDF等形式を問わず、取引先から届くすべての請求書を一律で代行受領してくれます。
あらゆる帳票発行の自動化が可能
「楽楽明細」は、請求書や納品書、支払い明細、領収書といったあらゆる帳票の電子化、自動発行が可能です。 帳票データを楽楽明細へ取り込むだけでWebか郵送、メール添付、FAXのいずれかの方法の中から、顧客に応じて自動で割り振り発行してくれるため、書類発行における印刷や封入作業などの手間が大きく効率化されます。
とにかく簡単&シンプル
新しいシステムを導入すると、操作を覚えるために学習期間が必要となることがネックですが、「楽楽明細」は初めてシステムを利用する方でも直感的に理解できる操作性のため、実際に操作しながら覚えることができます。 請求書発行業務に特化した機能が搭載されており、余計な機能がないため、「機能が多すぎて使いこなせない」という課題は発生しません。
契約継続率99%を実現するサポート体制
「楽楽明細」では、導入から実際の運用までを懇切丁寧にサポートしてくれます。無理に契約するようなことはなく、他社比較をした上で納得して契約することが可能です。 幅広い業界の帳票電子化をサポートしてきた経験があるため、業界特有の課題にも対応することができます。
類似サービス： Bill One
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Bill Oneとは、Sansan株式会社が提供している請求書管理システムです。 あらゆる請求書をオンラインで受け取ることができ、法改正にも対応。自社で業務フローを変更する手間がかかりません。 拠点や部門ごとにバラバラの形式で届いていた請求書をデータ化して、経理部門を含めた会社全体の請求書業務を効率化、月次決算業務を加速させます。
どのような請求書も電子化可能
Bill Oneは、紙の請求書もPDF形式の請求書もオンラインで受け取ることができるため、請求書の発行元に負担をかけずにオンライン上で受領することが可能です。 請求書を発行する企業は、Bill Oneスキャンセンターへの郵送、専用アドレスへのメール添付、PDF形式でのアップロード、いずれかの方法で送るだけで請求書を電子化することができます。
業務フローを変えずに法改正に対応
電子帳簿保存法やインボイス制度によって、企業は要件に対応した形式での請求書保管を求められています。 Bill Oneでは、適格請求書の発行や登録番号の照合といった機能で、法改正によって求められる要件などに都度対応。導入企業側で業務フローを変更する必要がありません。
外部サービスとの連携でさらに効率化
Bill Oneでは、会計ソフトウエアをはじめとした様々なサービスとの連携によって、請求書に関連する業務をさらに効率化することができます。連携可能なサービスは、今後さらに拡大する予定です
類似サービス： SmartDeal
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SmartDealとは、株式会社テクノデジタルが運営している受注プロセスの高速化を実現するクラウドサービスです。 「決裁者の外出やテレワークによる承認の遅れ」、「書類管理の煩雑化」、「発注・申込作業の遅れ」といった課題を解消し、営業プロセスを短縮することができます。
見積り管理を効率化
SmartDealには、見積りページの作成や編集が可能な機能が搭載されています。 見積りページを作成することで、クライアントが全ての見積り情報・見積書を手軽に確認できるようになります。
書類内容の確認が容易に
SmartDealを導入することで、URLから簡単に書類内容の確認ができるようになります。PC、スマートフォンから確認ができるため、出先やテレワークでの書類チェックのスピードが向上します。 書類内容の修正時にURLを変更する必要がないため、ファイル管理における煩雑化も起きません。
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発注や申込がオンラインで完結できるようになるため、営業プロセスの短縮を実現します。 発注側の顧客がSmartDealを利用する上で、ユーザー登録は必要ないため、無駄な作業も発生しません。
請求書の電子化に関連する法律
請求書の電子化に関する法律としては以下のものが挙げられます。
e-文書法
e-文書法とは、従来は紙での保存が義務付けられていた文書や書類を電子化したファイルで保存することを認めた法律です。
e-文書法の対象となるのは、会社法や商法、税法などの法令によって保管が義務付けられている文書で、その範囲は広域に渡ります。
電子帳簿保存法
国税庁が管轄する法律です。国税関係の帳簿書類を電子化して保存することを認めています。
特定の要件を満たすことで請求書や納品書などの「取引関係書類」、損益計算書や貸借対照表などの「決算関係書類」、仕訳張などの「国税関係帳簿」、領主書などの「電子取引の取引情報」などが電子データで保存できるようになります。
請求書を電子化する方法
請求書を電子化する方法としては、まず紙の請求書を作成するのと同様にWordやExcelなどで請求書を作成します。
作成した請求書をPDFに変換し、メールに添付して送付すれば従来の郵送より短時間で請求書を送ることが可能です。
従来の請求書で必要になってきた印鑑に関しては、電子請求書に関しては必須ではありませんが、電子印鑑を利用しているケースもあります。
従来利用していた印鑑の印影をデータ化して電子請求書に画像で貼り付けるか、電子契約書サービスなどに備わっている電子証明書技術を用いて記録する方法が一般的です。後者の方法は複製や改ざんに対するセキュリティ対策もされています。
請求書を電子化するメリットとデメリット
請求書を電子化するメリットとデメリットを解説します。
メリット
業務効率化が可能になる
従来の紙の請求書から電子化された請求書へ移行することで業務効率化につながります。
専用のシステムを利用することで、請求書の発行から送付までを自動化できるだけでなく、請求書の再発行なども柔軟に対応することができます。
さらに、一度発行した請求書のデータはシステムに保存されるので、再度必要になったときは速やかに検索することが可能となります。
テレワークでも請求書関連業務ができる
請求書の電子化システムの多くはクラウドで提供されているものが多いためテレワークなどの在宅勤務でも問題なく請求書関連の業務ができます。
従来の請求書関連の業務では、印鑑が必要になったり郵送のために出社しなくてはいけないということも珍しくはなく、テレワークの促進を妨げている要因になっていました。
請求書を電子化すれば、物理的なハンコが不要になりますし、送付もメール添付で可能となるため、テレワークでも生産性を落とさずに働くことが可能となります。
コストカットにつながる
請求書を電子化することで、紙に印刷する必要がなくなりペーパーレス化によるコストカットにつながります。また、請求書を郵送で送っていたという場合、メールやダウンロードで請求書を送ることができるようになるためこちらも郵送費のコストカットになります。
また、紙の請求書と違いファイリングして保管しておく必要もなくなるため、オフィスのスペース活用にもつながります
デメリット
コストがかかる
請求書の電子化には専用のシステムを導入するのが一般的です。
新しいシステムを導入するには当然ですが初期費用や月額などのコストがかかります。また、システム導入から実際に運用するまでのトレーニング期間も必要となります。
一時的なコストはかかる一方で、ペーパーレス化によるコストカットや業務効率化による人件費削減などを考えると長く使うほどにデメリットよりもメリットが上回るケースが多いようです。
紙の請求書を希望する取引先もある
ビジネスシーン全体で見れば請求書を電子化するケースは増えていますが、取引先によっては紙で請求書を受け取りたいという場合もあるでしょう。
電子請求書を利用することによって取引先にもメリットが得られることを事前に説明して理解を深めてもらうことで、電子請求書を受け入れてもらえることもありますが、特殊な事情によって紙でしか対応ができないという場合もあります。
このような場合は、電子と紙の両方に対応しているシステムを選ぶことが重要です。
まとめ
請求書を電子化するメリット・デメリットについて解説しました。
業務効率化やコストカットを目的として、多くの企業で請求書の電子化が進められています。
請求書を電子化するメリットは多いですが、デメリットも少なからずあるため専用システムを導入したからといって必ず生産性が向上するというわけえはありません。
本記事で紹介したメリット・デメリットも参考にしつつ請求書の電子化について検討していただけると幸いです。
