請求書を電子化する方法とメリット、デメリット

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    請求書の電子化とは?

    請求書の電子化とは、従来の紙の請求書を専用のシステムを用いて電子化、Web上で発行してPDF形式に変換してメールでの送付を可能とすることを指します。

    クラウドで利用できるサービスも多く登場していることから、比較的安価に請求書の電子化が可能となっています。

    電子化した請求書はメールだけでなく、専用ページから先方にダウンロードしてもらう形式もあります。

    請求書の電子化に関連する法律

    請求書の電子化に関する法律としては以下のものが挙げられます。

    e-文書法

    e-文書法とは、従来は紙での保存が義務付けられていた文書や書類を電子化したファイルで保存することを認めた法律です。

    e-文書法の対象となるのは、会社法や商法、税法などの法令によって保管が義務付けられている文書で、その範囲は広域に渡ります。

    電子帳簿保存法

    国税庁が管轄する法律です。国税関係の帳簿書類を電子化して保存することを認めています。

    特定の要件を満たすことで請求書や納品書などの「取引関係書類」、損益計算書や貸借対照表などの「決算関係書類」、仕訳張などの「国税関係帳簿」、領主書などの「電子取引の取引情報」などが電子データで保存できるようになります。

    請求書を電子化する方法

    請求書を電子化する方法としては、まず紙の請求書を作成するのと同様にWordやExcelなどで請求書を作成します。

    作成した請求書をPDFに変換し、メールに添付して送付すれば従来の郵送より短時間で請求書を送ることが可能です。

    従来の請求書で必要になってきた印鑑に関しては、電子請求書に関しては必須ではありませんが、電子印鑑を利用しているケースもあります。

    従来利用していた印鑑の印影をデータ化して電子請求書に画像で貼り付けるか、電子契約書サービスなどに備わっている電子証明書技術を用いて記録する方法が一般的です。後者の方法は複製や改ざんに対するセキュリティ対策もされています。

    請求書を電子化するメリットとデメリット

    請求書を電子化するメリットとデメリットを解説します。

    メリット

    業務効率化が可能になる

    従来の紙の請求書から電子化された請求書へ移行することで業務効率化につながります。

    専用のシステムを利用することで、請求書の発行から送付までを自動化できるだけでなく、請求書の再発行なども柔軟に対応することができます。

    さらに、一度発行した請求書のデータはシステムに保存されるので、再度必要になったときは速やかに検索することが可能となります。

    テレワークでも請求書関連業務ができる

    請求書の電子化システムの多くはクラウドで提供されているものが多いためテレワークなどの在宅勤務でも問題なく請求書関連の業務ができます。

    従来の請求書関連の業務では、印鑑が必要になったり郵送のために出社しなくてはいけないということも珍しくはなく、テレワークの促進を妨げている要因になっていました。

    請求書を電子化すれば、物理的なハンコが不要になりますし、送付もメール添付で可能となるため、テレワークでも生産性を落とさずに働くことが可能となります。

    コストカットにつながる

    請求書を電子化することで、紙に印刷する必要がなくなりペーパーレス化によるコストカットにつながります。また、請求書を郵送で送っていたという場合、メールやダウンロードで請求書を送ることができるようになるためこちらも郵送費のコストカットになります。

    また、紙の請求書と違いファイリングして保管しておく必要もなくなるため、オフィスのスペース活用にもつながります

    デメリット

    コストがかかる

    請求書の電子化には専用のシステムを導入するのが一般的です。

    新しいシステムを導入するには当然ですが初期費用や月額などのコストがかかります。また、システム導入から実際に運用するまでのトレーニング期間も必要となります。

    一時的なコストはかかる一方で、ペーパーレス化によるコストカットや業務効率化による人件費削減などを考えると長く使うほどにデメリットよりもメリットが上回るケースが多いようです。

    紙の請求書を希望する取引先もある

    ビジネスシーン全体で見れば請求書を電子化するケースは増えていますが、取引先によっては紙で請求書を受け取りたいという場合もあるでしょう。

    電子請求書を利用することによって取引先にもメリットが得られることを事前に説明して理解を深めてもらうことで、電子請求書を受け入れてもらえることもありますが、特殊な事情によって紙でしか対応ができないという場合もあります。

    このような場合は、電子と紙の両方に対応しているシステムを選ぶことが重要です。

    まとめ

    請求書を電子化するメリット・デメリットについて解説しました。

    業務効率化やコストカットを目的として、多くの企業で請求書の電子化が進められています。

    請求書を電子化するメリットは多いですが、デメリットも少なからずあるため専用システムを導入したからといって必ず生産性が向上するというわけえはありません。

    本記事で紹介したメリット・デメリットも参考にしつつ請求書の電子化について検討していただけると幸いです。

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